Grundsätzlich sind elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen nach § 146 Abs. 2 Satz 1 AO im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen. Aufgrund der weltweiten Verflechtung von Unternehmen drängen aber im Inland buchführungspflichtige Unternehmen aus organisatorischen Gründen oder Kostengesichtspunkten verstärkt darauf, ihre Buchführungs- und Aufzeichnungsarbeiten zu zentralisieren. Aus Kostengründen denken auch mittelständische Unternehmen, die verstärkt international tätig sind, darüber nach, diese Aufgaben zumindest teilweise ins Ausland zu verlagern. Um diesen Entwicklungen Rechnung zu tragen, hatte der Gesetzgeber im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2009 den Unternehmen durch Einfügung des § 146 Abs. 2a AO die Möglichkeit eingeräumt, ihre elektronischen Bücher und sonstigen elektronischen Aufzeichnungen im Ausland zu führen und aufzubewahren. Diese Gesetzesänderung trug dem Interesse der Wirtschaft nach Zulassung der Verlagerung Rechnung und bewirkt eine deutliche Entlastung von Bürokratiekosten.
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung
Eine gesetzliche Regelung für die Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland findet sich in § 146 Abs. 2a AO.
1 Weltweite Verlagerung der elektronischen Buchführung durch das Jahressteuergesetz 2010
Durch die Neufassung des § 146 Abs. 2a AO durch das Jahressteuergesetz 2010 vom 8.12.2010 werden die Voraussetzungen, elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon im Ausland zu führen und aufzubewahren, erheblich vereinfacht.
Die Möglichkeit der Verlagerung wird nicht mehr, wie bisher, nur auf die Staaten der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums beschränkt, sondern ist grundsätzlich weltweit auch in andere Staaten, etwa die USA oder die Schweiz, möglich.
Ferner wurde das Erfordernis der Zustimmung der ausländischen Stelle zum Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO aus Vereinfachungsgründen gestrichen. Bisher war für eine Bewilligung der Verlagerung der elektronischen Buchführung erforderlich, dass der Steuerpflichtige die Zustimmung zur Durchführung eines Zugriffs auf elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen der zuständigen Stelle des Staates, in den die elektronischen Bücher und Aufzeichnungen verlagert werden sollen, vorlegt. In der Praxis konnte diese Zustimmung des ausländischen Staates oftmals nicht beigebracht werden.
Schließlich wurde klarstellend in § 146 Abs. 2a AO eingefügt, dass auch nur ein oder mehrere Teile der elektronischen Buchführung oder der elektronischen Aufzeichnungen verlagert werden können.
Die vorgenannten Erleichterungen ändern aber nichts an dem Grundsatz, dass durch das Führen und Aufbewahren der elektronischen Bücher und Aufzeichnungen oder Teilen davon im Ausland die Besteuerung nicht beeinträchtigt werden darf. Liegen der Finanzbehörde Umstände vor, die zu einer Beeinträchtigung der Besteuerung führen, ist die Bewilligung zu widerrufen. Als Folge davon muss der Steuerpflichtige seine elektronischen Bücher und sonstigen Aufzeichnungen wieder im Inland führen und aufbewahren. Die Nichtbeeinträchtigung der Besteuerung umfasst die Erfüllung sämtlicher steuerlicher Pflichten, nicht nur die Erfüllung der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten.
2 Voraussetzungen für die Verlagerung der Buchführung
2.1 Schriftlicher Antrag
§ 146 Abs. 2a Satz 1 AO setzt einen schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen an die zuständige Finanzbehörde voraus. Zuständig für die Bearbeitung des Antrags ist die Finanzbehörde, die für die Besteuerung des Unternehmens bzw. der Betriebsstätte nach 16 ff. AO zuständig ist. Bestandteil des schriftlichen Antrags muss eine detaillierte Beschreibung der für die Verlagerung vorgesehenen elektronischen Bücher und sonstigen erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen einschließlich der Beschreibung des geplanten Verfahrens sein.
Achtung
Die Verlagerung der "Papierbuchführung" ist nicht möglich
Die Verlagerung der Buchführung nach § 146 Abs. 2a AO ist auf die elektronischen Bücher und sonstigen erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen oder Teile davon beschränkt. Eine Verlagerung der Papierbuchführung ist nicht möglich.
2.2 Mitteilung des Standorts des DV-Systems
Ferner muss der Steuerpflichtige gem. § 146 Abs. 2a Satz 3 Nr. 2 AO der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems im Ausland und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilen. Falls sich der Standort z. B. anlässlich einer Umstrukturierung in einem internationalen Konzern ändert, muss der Steuerpflichtige dies gem. § 146 Abs. 2a Satz 4 AO der Finanzbehörde unverzüglich mitteilen. Durch die Nennung des Standorts soll sichergestellt werden, dass ggf. notwendige Beschlagnahmemaßnahmen nach den §§ 94 ff. Strafprozessordnung bei einem Steuerstrafverfahren auch nach Verlagerung der elektronischen DV-Buchführungssysteme ins Ausland möglich bleiben.
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